2017.3 経営コンサル事務所ニュース


PDCAサイクルが回る会議のポイント

 永続発展する企業の条件の第11話です。

1.PDCA が回るコミュニケーションパイプを整理する

 PDCA サイクルはマネジメント(経営管理)サイクルとも言われます。それは事業をきちんと経営管理するためにはPDCAを回していくことが大切なことだからです。



 会社の規模が少人数であればトップが個別に対応すれば、仕事は回っていきます。しかし会社規模が大きくなり、社員や部門が増えてくると個別対応ではうまくいかなくなります。会社の中にPDCA を回す仕組みが必要になってきます。規模が大きくなると会社の中に様々な問題が起こり、トップ1人だけの力では混乱を収めることは難しくなります。社員の力や意思を統一し、周知を集めて、一つの方向に向けて進んでいくことが重要になってきます。その時に大切になるのが、コミュニケーションパイプです。コミュニケーションパイプとは、会社の中のコミュニケーション、情報や意思決定の流れのこと、意思決定の集約点のことです。

 経営コンサルティングで経営改善をお手伝いする場合、必ず社内のコミュニケーション、情報の流れを改善することが不可欠です。どんなに優れた経営戦略や方針、ビジョンを策定しても、組織としての意思を統一し、その計画を回すコミュニケーションの仕組みが働いていなければ、改善が前に進みません。
 コミュニケーションパイプの代表的なものが「会議制度」です。IT技術の発展によりコミュニケーションがとりやすくなり「会議はムダだ」、「やらないほうが良い」という言葉も聞くが、多くの人が集まり一つの目的に向っ進もうとするとき、最も効率的な方法はやはり会議制度です。

 重要なことは「会議の質を高めることと、そのやり方」です。



2.効果的な会議は「会・議・決・行」

  会議はその言葉示すよう「会して議する」ことが大切です。会議を行う上で重要なポイントは「会・議・決・行」です。

(会う):参加メンバーが事前準備をしっかりとして、時間通りに集まる。
(議論する):問題・議題を決めて、その議題についてしっかり議論をすることです。情報を伝えるだけの報告会にならないように、様々な立場から意見を出し合い、議論をする。
(決定する):議論だけに終わらず、必ず結論を出すこと、決定することです。
(行動する):決まったことを行動、実行する。そして実行した結果を会議で確認し、対策を立てることです。

 「会・議・決・行」の視点で会議をすれば、会議の質が高まり、 経営のPDCA サイクルが必ず回ります。
よくないのは、「会さず。会しても議論せず。議論しても決めない。決めても行動に移されず、確認されない。」ことです。

 A社の事例を紹介します。A社は事業の急速な拡大に伴い、店舗・社員が増えていました。しかし、店舗が増えるごとに、現場での問題が多発し、経営者はその対応に忙殺され、社員の不平不満も高まりました。経営者はどのように対応していいのか、わからない状況でした。

 まず取り組んだことは、会社の将来の方向を定めることです。経営者と主な社員を集めて、経営方針・理念・ビジョンづくりをスタートしました。お互いに意見を出し合い、会社としての将来の方針(計画)を描きました。そしてそれらをまとめて経営方針書にまとめ、全社員に伝えました(経営方針発表)。それと同時に、方針に基づき、会社のPDCAサイクルが回るように、会議制度を整備し、そこで毎月、業績と計画(方針)の進捗状況を確認し、問題を検討しました。

 このような取り組みの結果、多発する問題が収拾するとともに、会議参加者の中から経営幹部が育ち、経営者が忙しく動き回らなくても、会社が順調に回っていくようになりました。

 自社の会議が有効なものになっているかどうか。「会・議・決・行」の視点で一度見直してみてはいかがでしょうか?
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